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詫び状の書き方

詫び状は手紙の一種です。そのため、基本的にオーソドックスな手紙の書式である、前文・主文・本文というかたちを踏襲します。

しかし実際のところは、お互いの関係が悪化していたり、謝罪の要請が急を要する場面が多いため、のんびりと時候の挨拶などしていられません。冒頭から謝罪の言葉を述べるのが、その場合は適切な詫び状となります。

時候の挨拶や頭語を書いた詫び状の文例

拝啓 春暖の候、ますますご壮健の由、お喜び申し上げます。平素は格段のお引き立てを賜り、篤くお礼申し上げます。

さて、先日は愚息の大樹が粗暴な行為をいたしまして、申し訳ありませんでした。本人も、興奮のあまりつい我を忘れてしまったことを深く反省しており、・・・

時候の挨拶や頭語を省いた詫び状の文例

急啓 このたびは、愚息の大樹が粗暴な行為をいたしまして、誠に申し訳ありませんでした。貞明君のおけがはいかがでございますか。心配しております。

本人も、興奮のあまりつい我を忘れてしまったことを深く反省しており、親としましても、これにまして、いかなる理由があっても粗暴な好意に正当性が・・・

詫び状の目的は信頼回復

詫び状は、自分の非を認めて謝罪をする手紙のことですが、その最終的な目的は、相手方との和解、そして、一度壊れかけた信頼関係をふたたび取り戻すところにあります。

「謝ればいいんだろう」という態度や、感傷的で過度にすぎる謝り方をしてしまうと、逆に相手に無礼な印象を与えかねません。腹立たしい気持ちがまだ残っていたとしても、幸い手紙ですので、面と向かって謝罪するよりは楽です。典型的な文例に従って正しく自分の気持ちを整理し、不適切な表現を避けるとともに、率直に自らの非を詫びましょう。

また、詫び状は、それが必要であると判断されたならば即座に出すべきです。タイミングを逸してしまうと、その間に相手の怒りや不満が強まるかもしれず、お互いのこじれた関係が修復不能になってしまう場合もあります。

「今頃詫び状を出されても」などと思われないためにも、自らの非を感じたならば日を置かずに詫び状を書くようにしましょう。するとたいていは好印象をもたれます。

詫び状を書く前の確認事項

始末書と同様、詫び状を書く前にも、その準備として以下の点を確認しておきましょう。

詫び状の基本的なポイントと適切な準備

  1. 始末書や顛末書、念書、理由書などと違い、詫び状は自発的な意志で書くものです。
  2. 真正面から書くこと。 詫び状を書くにあたっては、自分もよくなかったが相手にも非があったではないか、という思いが確かにつきまといがちです。明らかに、相手のほうに非があると思える場合もあります。しかし、いったん詫び状を書くと決めたなら、自己弁護や言い訳、正当化の表現などは一切無視せねばなりません。自分が謝罪すべき点だけを見すえて、男らしく真正面から自分の非を認めて詫びる、というスタイルを貫くべきです。結果として、これが信頼回復につながる糸口を作り出します。
  3. 強調すべきは謝罪の言葉です。始末書と同様、詫び状も問題のいきさつや原因を書きますが、最も前面に出すべきところは、謝罪の心です。このお詫びするという気持ちをいかに相手に伝えるかが一番の鍵ですので、その他の事柄についてはくだくだしく踏み込んで書く必要はありません。

では、例文・雛形・文例集に入っていきます。