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顛末書の書き方

顛末書は報告書に似ています。発生した不始末に関して、ただ淡々と、客観的な事実を書いていきます。始末書と違って、懲戒的な色合いもなければ、許しを請う言葉も必要ありません。

顛末書の目的は、不始末が生じたいきさつや原因をはっきりさせて、再発の防止や反省材料として役立てることです。そのため、顛末書のなかには必ず反省や謝罪の言葉を添えます。

では、以下に顛末書の基本構成を見ていきます。

顛末書に書く三点の流れ

  1. 不始末の概要 (例. 会社の車で事故を起こした)
  2. 不始末のいきさつ、理由 (例. 考え事に気をとられていたため)
  3. お詫び・反省の弁 (例. 今後十分に注意いたします)

以上が顛末書の三本柱です。△痢嵒垰亘のいきさつ、理由」は、通常箇条書きにします。

この段階で、まで書かずに終わらせることもできますが、提出を求められた意味を考え、「お詫び・反省の弁」へとつなげて締めくくるほうが好印象を与えます。

顛末書と理由書の違い

顛末書と理由書はひどく似通っています。そのため、両者を混同して書いてしまう場合があります。ここで、両者の明確な相違点を示します。

顛末書と理由書の違い

顛末書は、報告書のように、発生した不始末の一部始終を書く。一方理由書は、その不始末が起きた原因・理由を探って書き出す。

厳密に定義すると以上のようになります。実際には似通った部分が多いですが、顛末書や理由書を書くときは、上記の点に気をつけて、どこに重点を置くべきかを明確にしたうえで書くようにするとよいでしょう。

顛末書を書くための三つのポイント

  1. 事実を客観的に書く。
    これが顛末書の最大のポイントです。許しを請う必要がないため、ただ事実のみをつらつらと書きます。
  2. 発生したトラブル・不始末の一部始終を、簡潔に、しかし抜かりなくしっかりと書く。
    簡潔でありながらも、「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」という点を正確に書く必要があります。
  3. 白無地または白地に罫線の入った、B5判の便箋に書く。
    会社の事務用箋でもかまいません。通常は横書きで、1枚にまとめるようにします。ただし、会社によっては顛末書のフォーマットが決まっている場合がありますので、必ず事前にそちらのほうを確認しておきましょう。