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理由書の書き方

理由書は、顛末書の書き方のページでも紹介した通り、不始末が生じたいきさつや原因、理由をはっきりさせて、再発の防止ないし反省材料として活用することが目的ですが、その書式はひどく顛末書と似通っており、実際には区別がつかないことが多いです。

理由書と顛末書を厳密に区別するならば、顛末書が発生した不始末についてその一部始終を述べていくのに対して、理由書はその不始末の原因を探って書き出す、と言うことができるでしょう。

理由書と顛末書の違い

  1. 顛末書は、不始末の事実を淡々と報告していくかたち。
  2. 理由書は、不始末の原因までさかのぼって、それを報告していくかたち。

したがって、理由書の重点は、不始末の原因をいかに的確に捉えて書き出すか、にあると言えます。

理由書の書き方

顛末書の流れと変わりはありません。

理由書に書く三点の流れ

  1. 不始末の概要 (例. 会社の車で事故を起こした)
  2. 不始末のいきさつ、理由 (例. 考え事に気をとられていたため)
  3. お詫び・反省の弁 (例. 今後十分に注意いたします)

理由書は、全体的に一般的なビジネス文書と同じ体裁をとりますが、分量は始末書や詫び状などよりも長めになりがちです。また、不始末のいきさつ、理由の段では、箇条書きにするのが一般的です。